Die KIMIK iT und das GEMS.pro-Team verpflichten sich, dafür zu sorgen, dass Ihre Daten in einer privaten, vertraulichen und sicheren Weise gespeichert werden.
Die GEMS.pro-Datenschutzerklärung ("Datenschutzrichtlinie") gilt für jede Instanz von GEMS.pro und alle anderen Websites, die KIMIK iT im Namen einer bestimmten Host Society unter Verwendung der GEMS.pro-Software betreibt.
Diese Datenschutzrichtlinie soll Sie über unsere Praktiken der Informationsverwaltung informieren, einschließlich der gesammelten Informationen, wie sie verwendet und geschützt werden und inwieweit Sie die Pflege und Weitergabe Ihrer Informationen kontrollieren können.
Alle Webseiten, die sensible Informationen enthalten und/oder eine Anmeldung erfordern, werden über eine sichere, verschlüsselte Verbindung (SSL) aufgerufen. Die Host Society kann verlangen, dass zusätzliche Seiten über Microsoft SSL aufgerufen werden.
Die KIMIK iT und das GEMS.pro-Team halten sich an strenge administrative, technische und verfahrenstechnische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten. Der Zugriff auf Ihre Daten ist nur akkreditierten Mitarbeitern der KIMIK iT und autorisierten Vertretern der Gastgesellschaft möglich.
Alle Registrierungsprofile in GEMS.pro sind passwortgeschützt. Der Zugriff auf Informationen ist nur für Personen möglich, die über die von der Gastgesellschaft zugewiesenen Berechtigungen verfügen. Jedem Benutzer wird von der Gastgesellschaft eine Reihe von Rollen zugewiesen, um festzulegen, welche Seiten und Informationen für den jeweiligen Benutzer zugänglich sein sollen. Die Gastgesellschaft kann die zugewiesenen Rollen eines Benutzers zu jedem beliebigen Zeitpunkt sofort widerrufen oder ändern.
Alle Informationen in GEMS.pro werden auf Servern gehostet, die sich am Hauptsitz der KIMIK iT oder in ihrem Serverpark in Aarhus, Dänemark, befinden. Alle Server sind physisch geschützt und werden von einem Überwachungssystem überwacht und sind unter Verschluss mit eingeschränktem physischem Zugang. Alle Server befinden sich hinter einem doppelten Satz von Firewalls und sind nach den modernsten Best Practices und Prinzipien von "Defense in Depth" konfiguriert.
Die Datenfelder in GEMS.pro werden von der gastgebenden Gesellschaft festgelegt und dienen der Erfassung von Informationen über Teilnehmer, Freiwillige, Gäste und technische Offizielle. Nicht alle Registrierungsarten erfassen die gleichen Datensätze, aber GEMS.pro sammelt Informationen, die in die folgenden Kategorien fallen:
Informationen zur Identifizierung (z. B. rechtlicher Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail, Alter, Geschlecht, Sprachpräferenz);
Fotografische Informationen (z. B. ein Passbild);
Kontaktinformationen für Notfälle (z. B. Name, Verwandte, Telefon, E-Mail);
Persönliche medizinische Informationen (z. B. Hausarzt, Krankenversicherungsnummer und -plan, Allergiedaten, Operationsdaten, Familienanamnese, Impfstatus, Medikamentendaten, Ernährungsgewohnheiten, Anbieter von Augen- und Zahnbehandlungen);
Biografische Informationen (z. B. Größe, Gewicht, Fähigkeiten, Zertifizierungen, Heimatstadt, Sportgeschichte und Ziele);
Reiseinformationen (z. B. Reisedaten, Reisemethoden, Reisezeiten);
Informationen zur Terminplanung (z. B. Verfügbarkeit vor/nach/während der Spiele);
Demografische Informationen (z. B. ethnische Zugehörigkeit, Minderheit, Behindertenstatus);
Elektronische Identifikationsdaten (z. B. IP-Adresse, Sitzungscookies);
Audit-Log-Informationen (z. B. An- und Abmeldeinformationen, GEMS.pro-Benutzername).
Die in GEMS.pro gesammelten Datensätze werden von der Gastgesellschaft für die Verwaltung von Personen verwendet, die sich für eine Reihe von Spielen in irgendeiner Form anmelden. GEMS.pro sammelt und verwendet personenbezogene Daten über Sie, wie es erlaubt ist:
Überprüfen der Identität;
Einholen von Kontaktinformationen;
Erstellen von Akkreditierungsausweisen;
Erstellen und Verwalten von Mannschaftsaufstellungen;
Zuteilung von Freiwilligen zu Spielzeitaufgaben;
Anzeige von Teilnehmer-Bios und Sport-/Spielergebnissen
Erstellen von Reisemanifesten für die Abholung und den Rücktransport;
Registrierung medizinischer Zwischenfälle;
Erstellen von Spiel-/Veranstaltungszeitberichten;
Die Gastgesellschaft gilt als formaler Lizenznehmer der einzelnen Systeminstanz und ist somit per Definition der Eigentümer und somit die einzige Partei, die in irgendeiner Form und/oder unter irgendwelchen Umständen Zugang zu den registrierten Daten gewähren kann.
Jegliche Offenlegung dieser Daten in irgendeiner Form und/oder unter irgendwelchen Umständen liegt im Ermessen/Verantwortungsbereich des Eigentümers der spezifischen Daten (d.h. der Aufnahmegesellschaft oder der Mutterorganisation).
Für den unwahrscheinlichen Fall, dass KIMIK iT jemals von einer dritten Partei, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Regierungsbehörden, mit einer Anfrage nach Informationen oder einem Auszug bestimmter Daten kontaktiert werden sollte, wird eine solche Anfrage sofort an die Gastgesellschaft als formeller Eigentümer gerichtet - und daher können oder werden keine Informationen oder Daten von KIMIK iT offengelegt werden, es sei denn, die Gastgesellschaft fordert dies ausdrücklich schriftlich an.
Wenn die Gastgesellschaft aufhört zu existieren, ist es notwendig, die Dateninformationen zu erhalten. Die Gastgesellschaft überträgt in der Regel das Eigentum an den Daten an eine Mutterorganisation. So kann z.B. die Gastgebergesellschaft der Arktischen Winterspiele 2014 das Eigentum an den gespeicherten Informationen über ihre Spiele an das Internationale Komitee der Arktischen Winterspiele übertragen.
GEMS.pro bewahrt Ihre Daten so lange auf, wie es für die Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist. GEMS.pro-Daten, die auf einer Website gehostet werden, werden für die vom Dateneigentümer angegebene Dauer und Dauer aufbewahrt.
Personen, deren Daten in einer Instanz von GEMS.pro gespeichert sind und die sich selbst aus dem öffentlichen Inhalt und/oder der Datenbank entfernen möchten, können sich an die jeweilige Gastgebergesellschaft oder die Mutterorganisation wenden.
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