Teilnehmerverwaltung
Verwenden Sie GEMS.pro, um einen reibungslosen Ablauf der Teilnehmerregistrierung zu gewährleisten und gleichzeitig alle persönlichen und spielbezogenen Daten der Teilnehmer an einem Ort zu sichern.
Funktionen
Online-Teilnehmerregistrierung
Die Online-Teilnehmerregistrierung in GEMS.pro ist so entwickelt worden, dass die administrative Kontrolle über den Registrierungsprozess so weit wie möglich erhalten bleibt, während gleichzeitig die Flexibilität der Teilnehmer, die eine Delegation repräsentieren, berücksichtigt wird.
Das ultimative Ziel ist es, die Teilnehmerregistrierung zu einem einfachen Prozess zu machen. Aus diesem Grund haben wir ein System entwickelt, das mehrere Registrierungsmethoden unterstützt und verwaltet:
Vorregistrierung von Teilnehmern
Gastgeber-Administratoren nehmen in der Regel eine Vorregistrierung der Teilnehmer-Administratoren vor, indem sie die Registrierungsseite für einen bestimmten Teilnehmertyp (z. B. Reiseleiter, Trainer usw.) aufrufen und die grundlegenden Pflichtfelder ausfüllen. Die Person erhält automatisch eine E-Mail mit der Anmelde-ID und dem Kennwort, so dass sie das System erneut aufrufen und die restlichen Felder auf der Anmeldeseite ausfüllen kann.
Offene Registrierung von Teilnehmern
Athleten, Trainer und Delegationsmitarbeiter registrieren in der Regel ihre eigenen Daten auf einer sicheren (SSL) Webseite. Nach Abschluss der Registrierung wird ein Teilnehmeradministrator die Registrierung genehmigen, woraufhin die Person ihre registrierten Daten nicht mehr ändern kann.
Teilnehmer-Upload
Der Teilnehmeradministrator erstellt eine Datendatei (z.B. .csv), die alle Informationen der für die Spiele angemeldeten Teilnehmer enthält. Dieser Vorgang wird als Batch-Upload bezeichnet.
Teilnehmer-Administration
Administratoren mit entsprechendem Zugang können das System nutzen, um die Datenbank nach bestimmten Personen oder Teilnehmergruppen zu durchsuchen. Die Systemfilter und Statistiktabellen vereinfachen die Verwaltung großer Teilnehmergruppen durch ein einheitliches Layout und eine vertraute Systemstruktur.
Teilnehmer senden Nachrichten (Kommunikation)
GEMS.pro ist mit einer Modulkomponente ausgestattet, die Sie bei der Kommunikation mit Ihren Teilnehmern unterstützt. Mit dem Modul "Teilnehmernachrichten" können Sie die Datenbank nach allen oder einer ausgewählten Gruppe durchsuchen, z. B. nach Athleten, Trainern, Betreuungspersonal, und dann eine Textnachricht, eine E-Mail-Nachricht oder eine Text-/E-Mail-Nachricht direkt an diese Personen senden - ein einfaches und effektives Kommunikationsinstrument für jede Phase des Veranstaltungsprozesses - vor den Spielen, während der Spiele und nach den Spielen.
Akkreditierung von Teilnehmern
Das Akkreditierungsmodul dient der Vergabe von Zugangsrechten und dem Druck von Akkreditierungsausweisen für alle Registrierungsarten - auch für Teilnehmer. Dieses Tool bietet die verschiedenen Komponenten der Zuweisung von Zugangsrechten (Standorte, Zonen und Privilegien), ist am Design oder "Aussehen" des Akkreditierungsausweises beteiligt und bezieht sich auf die Sicherheitsfunktionen, den Druckprozess und den Registrierungs- bzw. ID-Verifizierungsprozess von Personen, die die Ausweise abholen wollen.
Unterbringung der Teilnehmer
Das Unterbringungsmodul von GEMS.pro ermöglicht es der Aufnahmegesellschaft, die verschiedenen Wohnorte, die in jedem Wohnheim zugewiesenen Zimmer und die Anzahl der Betten in jedem Zimmer zu definieren. Diese Zimmer können so eingerichtet werden, dass der Zugang auf der Grundlage einer Reihe von Kriterien eingeschränkt wird. Die Delegationen können die Möglichkeit haben, ihren Teilnehmern ein Bett in einem Zimmer zuzuweisen.
Delegationen haben in der Regel Zugang zu Zimmern, die ihnen von der Gastorganisation zugewiesen wurden. Die Delegation kann die Teilnehmer anderer Delegationen, die in anderen Zimmern untergebracht sind, nicht sehen.
Teilnehmer können erst dann einem Zimmer/Bett zugewiesen werden, wenn sie im System zugelassen wurden. Vergewissern Sie sich vor der Zuteilung von Unterkünften, dass die genehmigte Liste der Sportler im System mit den endgültigen Mannschaftslisten übereinstimmt.
Registrierung medizinischer Zwischenfälle von Teilnehmern
Medizinische Zwischenfälle kommen bei Spielen und Veranstaltungen jeder Größe vor. GEMS.pro Medical bietet alle erforderlichen Registrierungswerkzeuge, um die Daten zu medizinischen Zwischenfällen während der Veranstaltung für jede registrierte Person zu erfassen. Mit einer sicheren und benutzerfreundlichen Plattform, die für die Registrierung von medizinischen Vorfällen und Nachbehandlungen bereit ist, bietet das medizinische Modul von GEMS.pro zuverlässige Berichtsoptionen und medizinische Statistikfunktionen.
Doppelte Registrierungen
Das Teilnehmermodul verfügt über eine administrative Übersichtsseite, auf der Doppelregistrierungen kontrolliert und nachverfolgt werden können. Mithilfe einer Reihe von Systemfiltern können Sie leicht jede Person finden, die sich mehr als einmal in Ihrem System angemeldet hat.
Mannschaftsverwaltung
Mannschaften in GEMS.pro bestehen aus zwei oder mehr Teilnehmern, die zusammen antreten. Gastgeber- oder Teilnehmeradministratoren können ihre Mannschaften mit einem Teamnamen, Teammitgliedern und Sportlernummern (z. B. Startnummer) zusammen mit Dienstplänen für jede Mannschaft, die an einer Reihe von Spielen oder Veranstaltungen teilnimmt, erstellen.
Verwaltung von Veranstaltungen
Teilnehmer, die sich in GEMS.pro registrieren, können aufgefordert werden, eine Sportart, eine Kategorie und/oder eine Veranstaltung auszuwählen. Je nach Art des Teilnehmers kann dies weiter eingeschränkt werden, z. B. muss ein Trainer nur angeben, dass er/sie Trainer für Leichtathletik ist, während ein Athlet seine Sportart - Leichtathletik, 100 m - männlich - angeben muss.
Veröffentlichung von Ergebnissen und biografischen Informationen der Athleten
Auf der Seite "Ergebnisse bearbeiten" werden alle Live-Ergebnisse von den Sportveranstaltungen in GEMS.pro gesammelt. Dieses Modul ermöglicht es Administratoren, primäre Ergebnisse einzugeben, sekundäre Ergebnisse hochzuladen, den Spielstatus anzupassen und die endgültige Platzierung zu vergeben. Die Ergebnissammlung dient als Archiv für die übergeordneten Organisationen, die die Spiele beaufsichtigen, und für zukünftige Veranstaltungen, die auf die Spiele zurückblicken, um den Fortschritt jeder Sportart zusammen mit den biografischen/medialen Informationen der teilnehmenden Personen zu sehen.
Teilnehmerberichte
GEMS.pro ist mit einer Reihe von teilnehmerbezogenen Berichten ausgestattet, die für die Erstellung von Microsoft Excel- oder druckfertigen Webauszügen entwickelt wurden. Das System kann Berichte über Sportpläne, Teilnehmerauszüge oder unterkunftsbezogene Berichte erstellen. Das GEMS.pro-System kann zur Erstellung einheitlicher Berichte verwendet werden, die den Anforderungen von Einsatzkräften und einer vielbeschäftigten Gastorganisation entsprechen.